Richtlijnen voor projectplan en begroting

Aan de vormgeving en de opbouw van het projectplan en de begroting stellen wij geen eisen. U mag hieraan invulling geven zoals u dat zelf wil. Wel willen we zowel in het projectplan als in de begroting minimaal enkele onderdelen uitgewerkt zien. Dat is nodig om de aanvraag goed te kunnen beoordelen. Voor het overige geven we als tip mee om goed te kijken naar de criteria van het Beoordelingskader subsidies evenementen Helmond. Hieraan wordt uw aanvraag immers getoetst.

Minimale inhoud projectplan

In de onderstaande tabel staan de aspecten die minimaal in het projectplan opgenomen moeten worden.


Gevraagde informatie	Korte uitleg
Missie/visie	Waarom organiseert u dit evenement? Wat wilt u betekenen voor uw doelgroep(en)? Welke behoeften van uw doelgroep(en) wilt u invullen?
Doelstellingen	Wat wilt u bereiken met het evenement? Welke meerwaarde heeft het voor Helmond? Hoe draagt het evenement bij aan de doelstellingen van het evenementenbeleid?
Doelgroep(en)	Wie zijn de beoogde bezoekers van en/of deelnemers aan het evenement? Hoeveel bezoekers en/of deelnemers verwacht u? Waar komen de bezoekers en/of deelnemers vandaan? Welke maatregelen treft u om ervoor te zorgen dat iedereen uw evenement kan bezoeken (bijv. mensen met een handicap).
Voorlopig programma op hoofdlijnen	Op welke data vindt uw evenement plaats? Hoe ziet het voorlopige programma er op hoofdlijnen uit? Wat zijn (ongeveer) de aanvangs- en sluitingstijden van het evenement? Hoe zorgt u ervoor dat uw evenement aantrekkelijk blijft of aantrekkelijker wordt voor uw doelgroepen?
Samenwerkingspartners en aard van de samenwerking	Hoeveel vrijwilligers werken er mee met uw evenement? Met welke partijen (bedrijven, instellingen, organisaties, particulieren) gaat u samenwerken en wat is de inhoud van deze samenwerking (inkoop, arrangementen, acties, etc.).
Ambities voor de toekomst	Wat zijn de ambities voor de toekomst van het evenement? Hoe zou het evenement er wat u betreft over bijvoorbeeld twee, vijf of tien jaar uit moeten zien? Met wie werkt u dan samen? Hoe ziet de financiering van uw evenement er dan uit?
Duurzaamheidsparagraaf	Welke maatregelen gaat u treffen om uw evenement (verder) te verduurzamen? Denk aan maatregelen ter vermindering van restafval, energiebesparende maatregelen of bewustwordingscampagnes. Op onze website treft u verschillende ideeën aan.
Paragraaf Inclusieve stad Helmond	Op welke wijze past het evenement in een inclusieve samenleving?

Aandachtspunten begroting

De onderstaande punten kunt u gebruiken als leidraad bij het opstellen van de begroting.

Kosten en opbrengsten

Een begroting bestaat uit (geschatte) kosten én (geschatte) opbrengsten.

Cofinanciering

De gemeentelijke bijdrage vanuit het evenementensubsidiebudget bedraagt voor reguliere evenementen maximaal 67% van de begrote opbrengsten. Bijdragen van door de gemeente Helmond gesubsidieerde instellingen, bijvoorbeeld een activiteitenbudget of te besteden uren, kunnen geen deel uitmaken van deze eerdergenoemde 33%. Voor wijkevenementen geldt een cofinancieringseis van 25%. Voor basisevenementen geldt geen cofinancieringseis.

Vrijwilligers

Werkt u met vrijwilligers? Houd er dan rekening mee dat vrijwilligersuren, met uitzondering van een vrijwilligersvergoeding zoals vastgesteld volgens de regels van de belastingdienst, niet subsidiabel zijn. Verder kunnen vrijwilligersuren niet gekapitaliseerd worden als inkomsten.

Volledig

Heeft u aan alle kosten- en opbrengstenposten gedacht? Houd bijvoorbeeld rekening met kostenposten als verzekeringen, leges, verkeersmaatregelen, schoonmaak en huur/gebruik van gebouwen/voorzieningen? Kapitaliseert u aan de inkomstenkant posten als sponsoring in natura (bijvoorbeeld gratis gebruik van een gebouw)?

Robuust

Kunt u terugvallen op andere inkomstenbronnen, mocht het onhaalbaar blijken om bepaalde door u begrote inkomstenbronnen (in voldoende mate) te verwerven? Is er sprake van een gezonde spreiding van financiële risico’s?

Realistisch

Indien u aangeeft subsidies of sponsorbedragen aan te vragen bij andere partijen dan bij ons, dan moet er sprake zijn van reële kansen/verwachtingen om hierop inderdaad aanspraak te maken. Wij kunnen dit toetsen, ook na afloop van het evenement, in het kader van uw aanvraag tot subsidievaststelling.

Verantwoording subsidie

Binnen 13 weken na afloop van uw evenement dient u een verzoek tot subsidievaststelling in, tenzij anders vermeld in de beschikking die u van ons ontvangt. Maak daarbij gebruik van het aanvraagformulier subsidievaststelling evenementen. Met het verzoek tot subsidievaststelling stuurt u een inhoudelijk en financieel verslag mee.

Vaststelling subsidie

Op basis van uw aanvraag tot subsidievaststelling beoordelen wij of aan alle subsidievoorwaarden is voldaan. Indien dat niet het geval is, kan het zo zijn dat wij uw subsidie lager vaststellen en dat u verplicht wordt (een deel van) de ontvangen subsidie terug te betalen. Een realistische aanvraag en een realistische begroting dienen dus vooral ook uw eigen belang.

Vergunningverlening

Subsidie wordt altijd verstrekt onder voorbehoud van vergunningverlening. Krijgt uw evenement uiteindelijk geen vergunning? Dan kan het zo zijn dat wij uw subsidie lager vaststellen en dat u verplicht wordt (een deel van) de ontvangen subsidie terug te betalen.