Privacyverklaring
Persoonsgegevens zijn privé, en ieders privacy is belangrijk. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om, u heeft daar recht op. Dat is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere specifieke wetgeving, zoals Telecommunicatiewet en de Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer.
De AVG geldt voor de verwerking van alle persoonsgegevens. Naast persoonsgegevens verwerken wij ook politiegegevens ter voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten door bijzonder opsporingsambtenaren (boa’s). De verwerking van politiegegevens valt onder de werking van de Wet politiegegevens (Wpg). Boa’s moeten zich t.a.v. deze taken houden aan de Wpg. Voorbeelden van boa’s, in dienst bij de gemeente Helmond, zijn: gemeentelijke handhavers, parkeercontroleurs, leerplichtambtenaren en sociaal rechercheurs.
Daar, waar in deze privacyverklaring wordt gesproken over de verwerking van gegevens, worden alle verwerkingen, dus zowel verwerkingen onder de AVG als de Wpg, bedoeld.
Uw websitebezoek
Wij zijn vanzelfsprekend geïnteresseerd in de bezoekers van onze site. Uw naam en dergelijke hoeven wij niet te weten, tenzij deze noodzakelijk zijn voor het aanvragen van een product of dienst, een sollicitatie of bij een melding of klacht. Informatie over bezoeken aan www.helmond.nl of www.helmond.nl/werkenbij (bijvoorbeeld IP adressen) worden slechts gebruikt ter ondersteuning van technische beslissingen (o.a. het verbeteren van het websitegebruik) en statistische verwerkingen en nooit gebruikt ter identificatie van individuele personen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, omdat u gebruik maakt van onze website, diensten en/of producten. Zo verwerken wij o.a. uw naam-, adres- en woonplaatsgegevens, uw emailadres en telefoonnummer. Deze gegevens hebben wij nodig om contact met u op te kunnen nemen. Wij verwerken uw gegevens alleen in relatie tot het doel waarvoor we de gegevens hebben gevraagd/ontvangen. Daarna worden ze vernietigd.
Voor diensten en producten op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg en veiligheid kan het zijn dat de gemeente bijzondere en/of gevoelige gegevens van u vraagt. Denk bijvoorbeeld aan medische en financiële gegevens.
Solliciteert u op een vacature of rechtstreeks bij de betreffende afdeling en/of HR-afdeling? Dan verwerken wij naast de eerder genoemde gegevens uw geslacht, geboortedatum, opleidingen, beschikbaarheid, cv en motivatie. Wanneer u een job alert wilt ontvangen van vacatures in uw interessegebied, bewaren wij ook zoekcriteria en de gekozen frequentie om de job alert te ontvangen.
U kunt hier meer over lezen in ons privacyreglement.
Kinderen
De gemeente Helmond heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Onze website kan echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat hun gegevens verzameld worden zonder uw toestemming.
Uitgangspunten
Om meer inzicht te geven in hoe wij omgaan met persoonsgegevens heeft de gemeente Helmond een privacybeleid en een privacyreglement opgesteld. Dit biedt kaders voor onszelf en voor organisaties waarmee we samenwerken. We passen die ook toe bij de verwerking van politiegegevens. De volgende uitgangspunten gelden:
Wij verwerken alleen gegevens van en over inwoners die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van gemeentelijke taken. U kunt bijvoorbeeld denken aan een inwoner die ons om hulp vraagt bij het oplossen van schulden. We hebben dan financiële gegevens nodig om de juiste hulp te kunnen bieden.
Van zakelijke relaties gebruiken we alleen de gegevens die nodig zijn om contact te kunnen onderhouden. Wij verwerken uw gegevens voor onder andere de volgende doelen:
- Het afhandelen van betalingen.
- Te kunnen bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren.
- Te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
- Om diensten en/of producten te leveren.
- Wij verwerken ook gegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn en om invulling te kunnen geven aan onze gemeentelijke taken.
Solliciteert u op een vacature? Dan verwerken wij uw gegevens voor de volgende doelen:
- Wervings- en selectiedoelen;
- Om met u te communiceren;
- Om te beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarop u solliciteert;
- Om bij het UWV te controleren of u behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperking;
- (indien de aard van de functie dit rechtvaardigt) een sociale media onderzoek;
- (indien de aard van de functie dit rechtvaardigt) een screening, assessment, of medische keuring.
Als uw sollicitatie in behandeling wordt genomen, kunnen wij aanvullend ook onderstaande gegevens verwerken:
- Aantekeningen van het sollicitatiegesprek;
- (indien van toepassing) de resultaten van een screening, assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring;
- Uw Burgerservicenummer en machtigingsformulier in het geval wij willen controleren of u tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperking behoort;
- Controle van uw identiteit tijdens een sollicitatiegesprek door middel van een origineel identiteitsbewijs (wij maken pas een kopie wanneer u wordt aangenomen).
Wij proberen waar mogelijk de betrokkenen vooraf, zoals met deze privacyverklaring, in eenvoudige en duidelijke taal te informeren over het gebruik van gegevens. Helaas kan dat niet altijd en informeren wij in bepaalde situaties achteraf. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij handhaving.
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de bewaartermijn(en), zoals deze ons door wet- en regelgeving worden opgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de Archiefwet.
De tijdens een sollicitatieprocedure door u verstrekte persoonsgegevens worden gedurende een periode van 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Als u hiervoor toestemming hebt gegeven, worden uw gegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard. Bent u de geschikte kandidaat en komt u in dienst bij gemeente Helmond, dan worden uw gegevens onderdeel van uw personeelsdossier.
Als u zich aanmeldt voor de Jobalert bewaren wij uw gegevens (e-mailadres en voorkeuren) tot het moment van afmelding. Bent u de geschikte kandidaat en komt u in dienst bij gemeente Helmond, dan worden uw gegevens onderdeel van uw personeelsdossier.
Wij gaan terughoudend en zorgvuldig om met gegevens. Wij zorgen er bovendien voor dat ze correct en actueel zijn. Gegevens worden alleen verwerkt door medewerkers met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast zorgen wij voor passende beveiliging die is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.
Wij delen gegevens intern en extern alleen voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke taken. U kunt bijvoorbeeld denken aan de situatie waar een inwoner een rolstoel nodig heeft. De leverancier van de rolstoel krijgt in dat geval de gegevens die nodig zijn om de juiste rolstoel te leveren. Met organisaties die namens ons uw gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeente Helmond blijft te allen tijde verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens die namens ons plaatsvinden.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, aan te passen of te laten verwijderen. Doet u een beroep op de rechten van betrokkene? Dan kunt u online een verzoek rechten van betrokkene indienen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, moeten wij uw identiteit vaststellen waardoor inloggen met DigiD verplicht is. Dit, ter bescherming van uw privacy. Indien u niet beschikt over DigiD, is het mogelijk om een afspraak te maken bij ons klantcontactcentrum in het Huis voor de Stad.
Wij streven ernaar uw verzoek binnen één maand te behandelen. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan de termijn indien nodig met nog eens twee maanden verlengd worden. Probeer uw verzoek zo goed mogelijk te specificeren of laat uw telefoonnummer achter, zodat we u het beste en snelste kunnen helpen. Verzoekt u om inzage in al uw gegevens, dan volstaan wij met een algemene zoekslag. U krijgt op dat moment een overzicht van bijvoorbeeld zaken en meldingen waar uw gegevens in voorkomen. U krijgt dan nog niet de gegevens zelf, maar kunt met dit overzicht een nieuw verzoek indienen op één of meerdere zaken die in het overzicht zijn weergegeven.
Ook als u vragen heeft over het gebruik van uw gegevens door de gemeente, kunt u contact opnemen. Voor meer informatie over privacy kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.
Wie mag uw gegevens inzien?
Om uw privacy te beschermen mag alleen uzelf uw gegevens inzien. Ook een curator of mentor, een vertegenwoordiger of belangenbehartiger, die hiervoor door u schriftelijk gemachtigd is, mag uw gegevens inzien. Zorg ervoor dat uit de machtiging duidelijk is geformuleerd, zodat verwarring wordt voorkomen. Uit de machtiging moet dan ook blijken welke informatie mag worden verstrekt, aan wie de informatie mag worden verstrekt en met welk doel. Ook dan geldt er een identificatieplicht voor de gemachtigde. Uw partner of andere familieleden mogen uw gegevens niet inzien, behalve als u daar toestemming voor geeft. U doet dit door hen schriftelijk te machtigen.
Cameratoezicht
Binnen de gemeente Helmond wordt op diverse plaatsen, o.a. in de openbare ruimte, gebruik gemaakt van cameratoezicht. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s worden alleen ingezet wanneer er geen andere, minder ingrijpende, manier is om het doel te bereiken.
In en rondom gemeentelijke gebouwen wordt ook gebruik gemaakt van de inzet van camera’s. Dit ter beveiliging van onze gebouwen, maar ook onze medewerkers, bezoekers en waardevolle eigendommen in bijvoorbeeld het museum. Het cameratoezicht wordt nadrukkelijk niet ingezet als controlemiddel op het functioneren van personeelsleden.
Om de privacy te waarborgen is er een privacy protocol vastgesteld. Hierin is ook opgenomen waar de camera’s geplaatst zijn.
Beveiliging
Vanwege de aard en inhoud van onze dienstverlening staat uw privacy voorop en hebben we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alleen daartoe geautoriseerde medewerkers uw gegevens verwerken.
Wij maken gebruik van een up-to-date technische beveiliging systematiek en software om verlies of onrechtmatige toegang (bijvoorbeeld hacking, phishing of diefstal) zoveel mogelijk in te perken. Uw gegevens worden alleen op servers opgeslagen die zich in Nederland bevinden.
Mocht er onverhoopt, ondanks alle getroffen technische maatregelen, sprake zijn van een incident waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan zullen wij - voor zover nodig - u en de Autoriteit Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk informeren. Daarbij nemen wij de voorwaarden, die gelden bij een dergelijke melding, onder opgave van de dan bekende, relevante informatie in acht. Ook zullen wij in een dergelijke situatie maatregelen nemen binnen onze invloed om verdere schade of gevolgente voorkomen dan wel te beperken.
Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd? Neem dan contact op met ons via telefoonnummer 14 04 92 of via gemeente@helmond.nl (algemeen e-mailadres).
Toelichting - Wpg voor boa’s
Gemeente Helmond heeft buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst voor taken in het kader van toezicht en handhaving van de sociale veiligheid.
Wat doet een boa?
Een boa houdt toezicht op de openbare orde en het naleven van wettelijke bepalingen. Bij overtredingen houdt de boa toezicht en treedt de boa handhavend op. Hiertoe verwerkt een boa persoonsgegevens.
Als een boa persoonsgegevens verwerkt bij het uitvoeren van zijn toezichthoudende taak is de AVG van toepassing. Verwerkt een boa gegevens met betrekking tot een persoon in het kader van zijn politietaak (zoals het opsporen van strafbare feiten en het handhaven van de openbare orde), dan is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing. Net als de AVG stelt de Wpg eisen aan de verwerking van gegevens.
Uitgangspunten
Klik hier om de uitgangspunten met betrekking tot de Wet politiegegevens te bekijken.
Cookies en Google
Om onze website beter te laten aansluiten bij uw behoeften, maken wij gebruik van analytische cookies. Met Google verwerken wij uw bezoekersactiviteit, bijvoorbeeld om de meest bekeken pagina’s en de meest gebruikte zoekopdrachten te analyseren. Informatie over bezoekers aan onze website gebruiken wij slechts ter ondersteuning van technische beslissingen en statistische verwerkingen en is nooit te herleiden naar individuele personen.
Om er zeker van te zijn dat uw privacy beschermd is, hebben wij de maatregelen getroffen die de AVG aan ons vraagt:
- wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten;
- wij verwerken uw gegevens versleuteld en anoniem;
- wij anonimiseren het IP-adres door het laatste octet te maskeren;
- wij hebben ‘gegevens delen met Google’ uitgezet;
- wij verzamelen geen gegevens voor advertentiefuncties;
- wij maken geen gebruik van andere Google-diensten, zoals DoubleClick en Adwords, in combinatie met analytische cookies;
- wij verwijderen analytische cookies na een periode van 26 maanden.
Stand van zaken
Elk jaar stuurt het college een rapportage over informatiebeveiliging en privacy naar de gemeenteraad. Deze rapportage laat zien op welke wijze uw gegevens bij ons zijn beschermd. Lees de rapportage.
Functionaris Gegevensbescherming (FG)
De gemeente Helmond heeft een FG aangesteld. Dat is een onafhankelijke interne toezichthouder en adviseur voor de bescherming van persoonsgegevens en politiegegevens. Als de gemeente naar uw mening een wettelijke verplichting niet nakomt, kunt u een klacht indienen bij de FG. U kunt direct contact opnemen met de FG via FG@Helmond.nl.
Wijziging privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan door de gemeente Helmond te allen tijde worden gewijzigd, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd. Wij raden u aan deze privacyverklaring met regelmaat te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.
Wij hebben deze privacyverklaring op 28 maart 2025 voor het laatst gewijzigd.
