- Ondernemer
- Evenement organiseren in Helmond
- Veiligheidsplan maken
Veiligheidsplan maken
Het veiligheidsplan is het plan waarin beschreven wordt hoe de organisator de veiligheid van mensen (bezoekers, medewerker, artiesten en omgeving) bij en rondom een evenement borgt. Het beschrijft de preventieve (personele, materiële en organisatorische) maatregelen die de organisator getroffen heeft.
Uitgangspunt van het veiligheidsplan is dat de organisator verantwoordelijk is voor de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen. Daartoe is op de locatie de directe leiding in handen van een door de organisator aangewezen contactpersoon (coördinator veiligheid). Bij incidenten kan de organisator een beroep doen op politie, brandweer en GHOR.
De organisator stelt een veiligheidsplan op met specifieke informatie over het betreffende evenement. Het (concept) veiligheidsplan wordt ingediend bij de (concept) vergunningaanvraag. Het veiligheidsplan kan indien nodig met de gemeente, politie, brandweer en GHOR worden besproken in het veiligheidsoverleg dat door de vergunningverlener kan worden georganiseerd. In dit overleg krijgt de organisator advies over eventuele aanpassingen aan het plan. Het definitieve veiligheidsplan wordt ingediend met de definitieve vergunningaanvraag.
De vergunningverlener maakt een eerste beoordeling, daarna wordt het plan voor advies voorgelegd aan politie, brandweer en GHOR. Het definitieve veiligheidsplan wordt een bijlage bij de evenementengunning. Een evenementenvergunning is pas geldig als er een goedgekeurd veiligheidsplan aan is toegevoegd.
De organisator blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement, ook als de gebeurtenissen niet in het veiligheidsplan zijn voorzien.
In het veiligheidsplan wordt de veiligheidsorganisatie beschreven. Daarin wordt beschreven wie per taakgebied coördinator is en hoe hij/zij bereikbaar is (intern-extern). Tevens worden de namen en onderlinge communicatiemogelijkheden van politie, brandweer, GHOR met de organisatie en zijn onderaannemers beschreven.
De volgende plannen kunnen afzonderlijk, maar ook als onderdeel van het veiligheidsplan aangeleverd worden:
- Beveiliging;
- Brandveiligheid;
- Crowd management en calamiteiten;
- Gezondheid/zorg;
- Communicatie;
- Verkeer/mobiliteit.
De organisator beschrijft:
- Naam geregistreerd beveiligingsorganisatie;
- Aantal gecertificeerde beveiligers per taak, moment en locatie;
- Herkenbaarheid van beveiligingspersoneel;
- De eisen die de organisator stelt om het terrein te mogen betreden (tolerantiebeleid);
- De maatregelen die de organisator treft om drugsgebruik tegen te gaan;
- Beschrijving van de communicatiemiddelen.
De organisator beschrijft maatregelen om brandveiligheid maximaal te waarborgen, zoals:
- Inrichting evenemententerrein en tijdelijke bouwsels (bijvoorbeeld podia, nooduitgan gen, aanrijdroutes hulpdiensten);
- Constructie en indeling van tijdelijke bouwsels (inclusief technische brandklasse certificaten);
- Opstellingsplannen;
- Stoffering en versiering;
- Te plaatsen aggregaten;
- Aantal beschikbare brandwachten;
- Vluchtcapaciteit;
- Brandveiligheidsvoorzieningen, zoals brandblusmiddelen, vluchtwegverwijzing, omroepinstallaties;
- Bereikbaarheid hulpdiensten.
De organisator beschrijft:
- Beschrijving van relevante scenario’s voor het evenement (o.b.v. risicoanalyse);
- Beschrijving van de preventieve maatregelen die getroffen zijn;
- Beschrijving van repressieve maatregelen. Hierdoor weet eenieder wat er van hem/ haar verwacht wordt bij een specifieke calamiteit:
- taken en verantwoordelijkheden (afbakening tussen organisator en hulpdiensten);
- crisisstructuur (deelnemers, locatie, vergaderfrequentie);
- communicatie (alarmering medewerkers, waarschuwen bezoekers, inlichtings hulpmiddelen, verbindingsschema en afspraken over woordvoering)
- het scenario (algehele) ontruiming van het evenemententerrein moet altijd omschreven worden. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke middelen.
- Crowdmanagementmaatregelen:
- Preventieve crowdmanagementmaatregelen (zoals inrichting evenementenlocatie, veiligheidsnormen, risicoanalyse, programmering en preventief informeren);
- Repressieve crowdmanagementmaatregelen (zoals lichtkranten, cityguides, omroe pinstallaties, exit banners).
- Plattegrond(en):
- Inrichting evenemententerrein (podia, horeca, toiletten, beveiligingspost, EHBO e.d.);
- Locatie van brandkranen op of in de buurt van het evenemententerrein;
- Fysiek genomen maatregelen (nooduitgangen, aanrijdroutes, calamiteitenroutes, crowdmanagementmaatregelen, verkeersmaatregelen e.d.).
De organisator beschrijft:
- Gegevens EHBO:
- Naam EHBO-organisatie;
- Contactgegevens EHBO-coördinator;
- Plaats bereikbaarheid EHBO-post(en) (en ambulances);
- Aantal aanwezige EHBO’ers (moment en locatie).
- In te zetten materiaal (uitrusting, AED, communicatiemiddelen, e.d.);
- Inzettijden van de EHBO en andere medische hulpverleners;
- Aanwezigheid van andere medische hulpverleners (verpleegkundige, arts, ambulance e.d.);
- Eventuele werkafspraken met organisator, ziekenhuis, huisarts en/of meldkamer ambulancezorg;
- Bereikbaarheid van de evenementenlocatie;
- Locatie chill-out ruimte;
- Beschrijving ten aanzien van alcohol- en drugsgebruik;
- Maatregelen ten aanzien van hitte;
- Technische hygiëne zorg, infectieziektebestrijding en andere gezondheidskundige aspecten (drink)watervoorzieningen, afvalverwerking, sanitaire voorzieningen, dieren).
De organisator beschrijft:
- Communicatie door de organisator naar direct omwonenden (zoals een bewonersbrief en/of een advertentie in de krant of een wijkblad);
- Communicatie van de organisator naar bezoekers/deelnemers (zoals huisregels, beweg wijzering, gebruik openbaar vervoer, parkeerfaciliteiten en preventieve boodschappen);
- Organisatieschema (inclusief taken, verantwoordelijkheden en contactgegevens.
