Groslijst Procedure schilders

Versie 14 maart 2022

1.1 Gemeente Helmond als opdrachtgever

Wij hebben frequent schildersbedrijven nodig voor schilderwerk aan onze gebouwen.

Voor grotere opdrachten die meervoudig onderhands worden aanbesteed kiezen we zelf welke bedrijven het meest passend zijn voor de opdracht. Die bedrijven worden uitgenodigd om deel te nemen aan een meervoudig onderhandse aanbesteding. Omdat we transparant willen zijn en gelijke kansen voor bedrijven willen waarborgen, werken wij voortaan met een groslijst.

In deze procedure wordt de groslijstmethodiek weergegeven. Doel is om ervoor te zorgen dat bedrijven die voldoen aan de toelatingscriteria, toegang hebben tot meervoudig onderhandse aanbestedingen van gemeente Helmond. Wij kiezen niet meer zelf bedrijven maar nodigen bedrijven uit, uit de groslijsten.

1.2 Inschrijven voor de groslijst

Bedrijven waar wij vaker opdrachten aan hebben gegeven en die dus bekend zijn, worden uitgenodigd zich aan te melden voor de groslijst.

Ook kunnen bedrijven zich aanmelden via de website. Meld u aan via het Negometrix platform. Er is een doorlopende aanmelding mogelijk.

Binnen 6 weken na aanmelding ontvangt u een mail zodat u uw Tevredenheidsverklaring kunt toesturen (zie meer informatie bij 1.3).

1.3 Toetsing toelatingscriteria

Om toegelaten te worden tot de groslijst moet u voldoen aan onderstaande criteria.

Tevredenheidsverklaring

De eerste toelatingscriteria voor de groslijst is het overhandigen van een tevredenheidsverklaring.

De tevredenheidverklaring is een schilderproject van een utiliteitsgebouw, met een opdrachtwaarde van minimaal € 50.000. U dient de hoofdaannemer van de opdracht te zijn.
De tevredenheidverklaring mag niet ouder zijn dan 3 jaar vanaf het moment van indienen.

Waarom vragen wij dit? Wij zoeken bedrijven die:

ervaring hebben met vergelijkbare gebouwen als onze gemeentelijke gebouwen.
ervaring hebben met grotere projecten. Gemeentelijke projecten hebben een gemiddelde opdrachtwaarde tussen de € 30.000 en € 150.000.
voldoende personeel hebben om op korte termijn (gemiddeld binnen 6 weken na publicatie van de aanbesteding) een opdracht professioneel en kwalitatief goed te kunnen uitvoeren.

Geregistreerd zijn bij het CTM platform

Onze onderhandse aanbestedingsprocedure verloopt digitaal. De uitnodiging voor deelname aan een onderhandse aanbesteding ontvangt u via ons platform CTM. Daarom is een tweede toelatingscriterium dat u zich heeft aangemeld en geregistreerd bij CTM.

Bewijsmiddelen

Verder is het goed om alvast te weten welke documenten wij opvragen. Als we de opdracht gaan gunnen vragen wij bij de winnende partij van de onderhandse aanbesteding om de volgende documenten te sturen als bewijsmiddelen bij de Uniforme Eigen Verklaring (UEA):

Een gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van de Aanmelding niet ouder is dan 2 jaar.
Een verklaring van de belastingdienst die op het tijdstip van de Aanmelding niet ouder is dan 6 maanden. Hieruit blijkt dat de verplichte belastingen en sociale zekerheidspremies zijn betaald.
Een uittreksel uit het handelsregister KvK, dat op het tijdstip van het indienen van de Aanmelding niet ouder is dan 2 jaar.

1.4 Parallelle lijsten

Er zijn twee parallelle groslijsten: Lijst Helmond en omgeving, en een Lijst Overig. De lijst Helmond en omgeving zijn bedrijven gevestigd in Helmond of binnen 10 kilometer vanaf Weg op den Heuvel 35, 5701 NV Helmond.

Per meervoudig onderhandse aanbesteding worden minimaal 2 bedrijven van Lijst Helmond uitgenodigd en minimaal 1 bedrijf van de lijst overig.

Helmondse bedrijven hebben minder lange reistijden en zijn daarmee milieuvriendelijker en duurzamer. Niet voor niets hebben we de ambitie als gemeente om in 2035 klimaatneutraal te zijn.

Maximaal worden 5 bedrijven uitgenodigd. Als er 5 bedrijven worden uitgenodigd dan betreft het 3 bedrijven van de Lijst Helmond en 2 bedrijven van de lijst Overig.

1.5 Methodiek

Wij maken voor Lijst Helmond en omgeving en voor Lijst Overig een rangorde door middel van een eenmalige loting. Partijen worden van boven naar onder op de lijst uitgenodigd. Zodra iedereen van een lijst aan de beurt is geweest voor deelname aan een aanbesteding, wordt weer van voren af aan begonnen.

Bedrijven die zich aanmelden worden onderaan de lijst geplaatst en komen zo vanzelf aan de beurt.

Nummer 1 die wordt uitgenodigd is de partij die de vorige aanbesteding gegund heeft gekregen én een positieve beoordeling heeft gekregen. Nummer 2 en 3 of meer zijn de eerstvolgende nummers van de groslijst.

Na maximaal 2 jaar wordt de methodiek geëvalueerd. Indien deze werkwijze ertoe leidt dat voortdurend dezelfde partij de aanbesteding gegund krijgt, volgt een aanpassing van deze methodiek.

1.6 Beoordeling

Tijdens de uitvoering geven wij onze tevredenheid aan. We meten de volgende onderdelen:

Uitvoering werk;
Planning;
Communicatie;
Orde en netheid;
Bedrijfsvoering;

Op alle elementen moeten een voldoende zijn behaald. Zijn we niet tevreden? Dan kan het bedrijf zich herstellen. Aan het eind bij oplevering wordt het beoordelingsformulier verstrekt.

1.7 Verwijdering van de groslijst

Indien een bedrijf de opdracht niet naar tevredenheid heeft uitgevoerd wordt het bedrijf verwijderd van de groslijst.

Indien een bedrijf wordt uitgenodigd via CTM voor een aanbesteding, maar tweemaal geen inschrijving doet, kan dit voor ons aanleiding zijn om het bedrijf te verwijderen van de groslijst. Dit ter uitsluitende beoordeling van ons.

Een bedrijf dat uitgenodigd wordt, maar aangeeft niet te kunnen inschrijven, omdat het bijvoorbeeld te veel opdrachten heeft, wordt de eerste keer onderaan de bestaande lijst geplaatst. Indien het bedrijf dan opnieuw niet kan inschrijven wordt het bedrijf op de reservelijst geplaatst.

Ook een bedrijf dat 4 maal geen gegunde partij is geworden kan verwijderd worden van de groslijst. Dit ter uitsluitende beoordeling van ons.

Bedrijven worden schriftelijk geïnformeerd indien zij verwijderd worden van de groslijst met de motivatie en de datum. Na het verwijderen van een bedrijf van de groslijst kan het bedrijf zich na 2 jaar aanmelden en wordt onderaan op de groslijst geplaatst en zal weer uitgenodigd worden.

1.8 Hoe moet u een klacht indienen?

Allereerst kunt u tijdens de procedure via de berichtenmodule van CTM uw klacht indienen. Onze inkoper zal dan uw klacht in behandeling nemen.

Het is ook mogelijk om uw klacht bij het klachtenmeldpunt in te dienen. U kunt dit schriftelijk doen via aanbestedingsklacht@helmond.nl. Klachten die niet via dit e-mailadres zijn ingediend worden niet in behandeling genomen.

Klachten moeten worden voorzien van dagtekening, naam, adres en telefoonnummer van de ondernemer of branchevereniging. Anoniem klagen is niet mogelijk.

Voor de gehele klachtenregeling verwijzen u naar onze klachtenregeling in het Inkoopprotocol Helmond.

Indien u het niet eens bent met het verloop of uitkomst van deze procedure, dan kunt u uw bezwaar voorleggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.

1.9 Evaluatie

De gemeente Helmond behoudt zich het recht voor de procedure te evalueren en zo nodig aan te passen. Indien de procedure gewijzigd wordt, worden alle deelnemers van de lijsten (lijst Helmond en omgeving, lijst Overig) hierover geïnformeerd. Ook wordt de gewijzigde procedure gepubliceerd op onze website.

Toekomst

Naar verwachting wordt medio 2023/24 de verplichting gesteld dat bedrijven op de groslijst in het bezit moeten zijn van het CO2 Bewust certificaat. Lees meer op de website van CO2-Prestatieladder.

Wij informeren u een jaar van tevoren voordat deze eis wordt gesteld.