Verzoek aanleveren e-facturen voor Gemeente Helmond

In een wereld waarin alles steeds verder wordt gedigitaliseerd is het een logische stap om ook de administratie makkelijker, sneller en efficiënter te verwerken. Omdat veel boekhoudsoftware inmiddels in staat is om op een veilige manier e-facturen uit te wisselen, hebben we ervoor gekozen om onze administratie zo veel mogelijk elektronisch te verwerken. U kunt ons daarbij helpen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronisch document in een gestructureerd formaat (zoals UBL). Zonder extra handelingen, zoals scannen en primaire controle, kan het document volledig automatisch in de boekhoudsoftware ingelezen en geboekt  worden. Een e-factuur is dus niet hetzelfde als een factuur in pdf-formaat. Lees meer informatie over e-facturen op de website van econnect.

Veilige verzending

Wij vinden het belangrijk dat het document op een betrouwbare wijze in onze systemen terecht komt. Zo hoeven wij niet te twijfelen over de authenticiteit van het document en hebben wij dus ook geen last van spookfacturen. Hierdoor kunnen we nog efficiënter de factuur verwerken. Daarom zijn wij bereikbaar in het beveiligde e-facturatienetwerk van Peppol. Dit is een netwerk van Europese e-facturatieproviders en financiële softwareleveranciers. Meer informatie over dit netwerk kunt u vinden op de website van de Nederlandse Peppolautoriteit.

Gemakkelijk starten

Wij vragen uw aandacht voor de volgende vragen, zodat we de beste verbinding kunnen leggen.

Voor u gaat starten

Facturen voor de Gemeente Helmond dienen altijd te zijn voorzien van een door de opdrachtgever van onze gemeente aangegeven inkoopordernummer bij het veld “Uw Order”. Indien dit ordernummer ontbreekt op uw factuur dan kunnen wij deze niet in behandeling nemen.

Vraag 1: Kunt u al e-facturen sturen via Peppol?

Dat is perfect, pas alstublieft onze ontvangstvoorkeuren voor nieuwe facturen aan. Indien uw software er om vraagt: wij zijn bereikbaar op het volgende OIN-nummer: 0190:00000001001600291000.

Vraag 2: Maakt u gebruik van standaard financiële software?

Heel veel financiële software hebben veilig elektronisch factureren al standaard ingebouwd. Kijk op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit en controleer of uw pakket hier tussen staat, of vraag dit aan uw softwareleverancier. U kunt dan in een paar stappen elektronisch factureren.

Vraag 3: Wilt u gebruik maken van gratis online e-factureren?

Heeft u nog niet de mogelijkheid om een e-factuur te versturen via uw softwarepakket, dan kunt u gebruik maken van een e-facturatiedienstverlener. Onze serviceprovider eConnect biedt een gratis online e-facturatietool aan voor het eenvoudig verzenden van e-facturen. Via de link Starten met eConnect kunt u stap voor stap informatie vinden hoe u via het portal uw facturen kunt indienen en hier staan ook instructiefilmpjes bij. 

Bij het aanmelden betaalt u eenmalig 1 eurocent voor een iDEAL betaling. Hiermee kan de aanmeldende persoon worden geïdentificeerd als rechtmatig persoon om te mogen handelen namens de organisatie.

Vraag 4: Kunt u een UBL factuur sturen?

Mochten voorgaande stappen niet lukken, maar kunt u wel een UBL sturen via e-mail? Dan is dat een mooie eerste stap. Wij ontvangen deze berichten graag via facturen@helmond.nl.