- Ondernemer
- Inkoop, aanbesteding en facturen
- Richtlijnen
- Klachtenprocedure Aanbesteden
Klachtenprocedure Aanbesteden
Een klacht over een aanbesteding?
Inleiding
Ondanks dat we onze aanbestedingsstukken met de meeste zorg voorbereiden, kunnen ondernemers een klacht hebben over een aanbesteding.
In de Aanbestedingswet is ruimte gecreëerd om te komen tot een laagdrempelige klachtafhandeling. Naast het recht om een kort geding procedure aan te spannen, heeft de wetgever de mogelijkheid willen geven voor een andere manier van geschillenbeslechting. Dit heeft volgens de Memorie van Toelichting niet alleen te maken met de kosten die gemoeid zijn met een procedure, maar vooral met het feit dat ondernemers bij een aanbestedende dienst niet te boek willen staan als procedeerder.
De klachtenregeling is een landelijke regeling. Er is een Commissie van Aanbestedingsexperts aangesteld die tot doel heeft om bij te dragen aan een verbetering van de dialoog tussen partijen opdat de stap naar de rechter voorkomen wordt. Zij heeft tot taak bemiddeling en advisering van de door haar in behandeling genomen klachten.
De aanbestedende dienst is niet verplicht om te voorzien in een eigen klachtenregeling. Evenwel wordt een ondernemer verzocht eerst zijn klacht bij de aanbestedende dienst neer te leggen alvorens deze wordt behandeld door de Commissie van Aanbestedingsexperts. We voorzien om die reden in een eigen klachtenprocedure. De procedure heeft tot doel om klachten snel en laagdrempelig af te handelen.
De klachten moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:
- De klacht dient betrekking te hebben op een specifieke aanbestedingsprocedure.
- Klachten over het algemene aanbestedingsbeleid van de gemeente Helmond worden niet behandeld.
- Een klacht moet betrekking hebben op aspecten die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen.
- Klachten moeten schriftelijk en gemotiveerd per mail worden ingediend en tevens dient een oplossing voorgesteld te worden hoe de ondernemer de klacht opgelost wenst te zien.
- De klacht moet tijdens een lopende aanbestedingsprocedure worden ingediend. Klachten die niet aan de voorwaarden voldoen worden niet in behandeling genomen.
Alleen ondernemers die een belang hebben kunnen een klacht indienen. Een belanghebbende is een ieder die belang heeft bij een gunning voor een bepaalde opdracht en die door een beweerde tekortkoming in de aanbesteding dreigt te worden geschaad. Belanghebbenden zijn:
- gegadigden;
- (potentiële) inschrijvers;
- brancheorganisaties en klachtenloketten van ondernemers;
- onderaannemers van (potentiële) inschrijvers voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer - onderaannemer.
De klacht dient schriftelijk ingediend te worden via aanbestedingsklacht@helmond.nl. Klachten die niet via dit mailadres zijn ingediend worden niet in behandeling genomen. Klachten moeten worden voorzien van dagtekening, naam, adres en telefoonnummer van de ondernemer of branchevereniging. Anoniem klagen is niet mogelijk. Verzocht wordt om klachten in een zo vroeg mogelijk stadium van de aanbestedingsprocedure bekend te maken. Het klachtenmeldpunt aanbestedingen is niet bestemd voor vragen. Vragen over een aanbesteding kunnen worden ingediend bij de contactpersoon die in het bestek document van de aanbesteding is vermeld.
Klachten over een gedraging van een bestuursorgaan of ambtenaar worden ingevolge art. 9:1 Awb afgewikkeld volgens de algemene klachtenregeling van de gemeente Helmond. Deze klachtregeling is vastgelegd in de Verordening klachtenregeling Helmond 2009. Meer informatie is te vinden op ons digitaal loket.
De klacht wordt na ontvangst automatisch bevestigd. Nadien ontvangt de indiener een aanvullende ontvangstbevestiging met daarin de naam van de behandelaar van de klacht. Om onafhankelijkheid te kunnen borgen worden klachten afgewerkt door het klachtenmeldpunt op de afdeling Bestuur & Organisatie. Het klachtenmeldpunt onderzoekt, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de gemeente aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.
Is de klacht terecht?
Wanneer we na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komen dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en dat er corrigerende en/of preventieve maatregelen getroffen moeten worden, dan delen we dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld.
Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de aanbestedende dienst aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.
We kunnen er voor kiezen om een klacht die leidt tot aanpassing van de aanbesteding te behandelen in de Nota van Inlichtingen indien dit leidt tot een aanpassing van de aanbesteding, maar niet als wezenlijke wijziging kwalificeert (al dan niet met een verlenging van termijnen). Een klacht kan ook leiden tot een rectificatie van de aanbesteding.
Indien de klacht betrekking heeft op aspecten die aangemerkt kunnen worden als een gerechtvaardigd commercieel belang van de ondernemer, dan kan de klacht buiten andere inschrijvers om beantwoord worden.
Is de klacht niet terecht?
Wanneer we na het onderzoek tot de conclusie komen dat de klacht niet terecht is, dan wordt de klacht gemotiveerd afgewezen en wordt de ondernemer hierover individueel geïnformeerd.
Er is geen termijn voor de klachtbehandeling. Wij streven er naar de klacht binnen vier weken te hebben afgerond. Vooropgesteld wordt dat klachten met de meest grote voortvarendheid worden behandeld, gelet op de doorlooptijd van de aanbesteding. Uitdrukkelijk wordt vermeld dat niet altijd voorkomen kan worden dat de klacht niet binnen de aanbestedingsprocedure afgehandeld kan worden.
Het indienen van een klacht leidt niet tot opschorting van de aanbestedingsprocedure. De gestelde termijnen in de aanbesteding lopen gewoon door.
Er is geen bezwaar en beroep mogelijk, aangezien de afwikkeling van de klacht valt onder een besluit ter voorbereiding van een privaatrechtelijke rechtshandeling (uitzonderingsbepaling art. 8:3 Awb). Wanneer de klachtenprocedure geen bevredigend resultaat heeft voor de ondernemer kan de ondernemer de klacht indienen bij de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts.
Ondernemers kunnen naast het indienen van een klacht te allen tijde gebruikmaken van de reguliere civielrechtelijke rechtsbescherming. Zij kunnen hun geschil in kort geding voorleggen aan de voorzieningenrechter van de Rechtbank in het arrondissement Oost-Brabant.
