Draaiboek maken
Voor een evenement met meer dan 250 bezoekers op het drukste moment zijn we altijd benieuwd wat er precies gaat gebeuren. We vragen u dit alvast met ons te delen in een draaiboek of programmaoverzicht. Zo kunt u gelijk nadenken over mogelijke risico’s waar u rekening mee moeten houden. Bekijk hier wat we van u willen weten.
Richtlijn draaiboek van de organisator
In het draaiboek van de organisator worden onderdelen van de aanvraag verder uitgewerkt (activiteit, publiek en ruimtelijkprofiel). In het draaiboek van de organisator moeten minimaal de volgende onderdelen opgenomen worden:
- Gegevens organisator en aanvrager;
- Aard van het evenement;
- Toegang van het evenement (betaald of gratis, toegangscontrole);
- Het publieksprofiel (totaal en maximaal gelijktijdig aanwezige deelnemers en bezoekers, doelgroep, etc.);
- De beschrijving van de locatie;
- Het tijdstip en duur van het evenement;
- Het programma van het evenement;
- Aantal, type en locatie sanitaire voorzieningen;
- Aantal en locaties van drinkwatervoorzieningen;
- Plattegrond met daarop de inrichting van het evenemententerrein;
- Namenlijst en (telefonische) bereikbaarheidsgegevens van key-partners (organisatie en externe leveranciers).
Op- en afbouw van het evenement
- Op welke dagen wilt u op- en afbouwen?
- Op welke tijden wilt u op- en afbouwen?
- Wat is de planning van dag tot dag?
- Wilt u gebruikmaken van gemeentelijke stroomvoorzieningen tijdens het evenement? En zo ja, wanneer wilt u hiervan gebruik maken?
Wilt u alvast iets plaatsen – voordat de echte opbouwdagen starten? In sommige gevallen mag u alvast iets neerzetten voordat de afgesproken op- en afbouwdagen starten. Laat ons weten hoe u dit wilt aanpakken.
