Evenementenvergunning of -melding

Graag willen we weten welke evenementen er naar verwachting in 2025 plaatsvinden. Daarom vragen we organisatoren om vóór 15 oktober 2024 aan te geven of zij in 2025 een evenement willen organiseren en wat voor soort evenement dit is. Voor een vooraankondiging stuurt u de volgende gegevens naar evenementen@helmond.nl:

• Naam vereniging of stichting;
• Naam, telefoonnummer en e-mail contactpersoon;
• Naam evenement;
• Omschrijving van het evenement;
• Locatie van het evenement;
• Datum en begin en eindtijden van het evenement en datum van begin opbouw en einde afbouw;
• Verwacht aantal bezoekers;
• In welke mate er tijdens het evenement geluid wordt geproduceerd, oftewel welke geluidcategorie is gewenst?
  • Geluidscategorie 1: 75 dB(A) / 83 dB(C), weinig geluid belast evenement (Rustige achtergrond muziek)
  • Geluidscategorie 2: 80 dB(A) / 95 dB(C), middelmatig geluid belast evenement (Versterkte sfeermuziek);
  • Geluidscategorie 3: 85 dB(A) / 100 dB(C), zwaar geluid belaste evenement (Popconcert).

De evenementenkalender wordt gebruikt om te beoordelen of meerdere vergunningplichtige evenementen tegelijkertijd kunnen plaatsvinden, zonder dat dit tot onoverkomelijke bezwaren leidt. Daarom is het belangrijk dat zoveel mogelijk vergunningplichtige evenementen bij ons bekend zijn. Als er mogelijkerwijs problemen verwacht worden als gevolg van een samenloop van evenementen, worden de betrokken organisatoren tijdig ingelicht.

Let op: Plaatsing op de evenementenkalender betekent niet automatisch dat u de vergunning ook krijgt.

Meer informatie over de procedures, evenementenlocaties en overige relevante informatie vindt u terug in het evenementenbeleid.

Voor sommige, kleine evenementen heeft u geen vergunning nodig. U kunt het evenement dan gratis melden.

U heeft geen vergunning nodig als:

• er maximaal 250 personen tegelijkertijd aanwezig zijn of worden verwacht;
• het evenement geen vechtsportgala, auto- of motorevenement betreft;
• het evenement plaatsvindt op een openbare plek of in een voor het publiek toegankelijk gebouw waarvoor een gebruiksvergunning is afgegeven;
• het evenement niet langer duurt dan 1 dag;
• het geluidsniveau op de gevels van omringende woningen niet hoger is dan 75 dB(C);
• het evenement niet plaatsvindt op de hoofdwegenstructuur of een weg die in gebruik is voor openbaar vervoer;
• enkel kleine objecten worden geplaatst zoals een partytent, barbecue of springkussen;
• het evenement niet start voor 13.00 uur op zondag, tweede paasdag, tweede pinksterdag, op eerste en tweede kerstdag en op overige dagen niet voor 8.30 uur;
• het evenement uiterlijk eindigt om 24.00 uur op vrijdag, zaterdag en op een officieel erkende feestdag en op overige dagen om 23.00 uur.

Een melding doet u uiterlijk 2 weken voorafgaand aan het evenement.

• Klik hier voor meer informatie over meldingsplichtige evenementen.

Voldoet uw evenement niet aan de regels van een meldingsplichtig evenement? Dan moet u een evenementenvergunning aanvragen. Vraag online een evenementenvergunning aan.

Een evenementenvergunning aanvraag doet u uiterlijk 16 weken voorafgaand aan het evenement. Een evenementenvergunning behandelen we binnen 8 weken. We kunnen deze termijn met 8 weken verlengen.

Let op: Om een vergunning te krijgen moet u verschillende documenten aanleveren. Een aanvraag zonder deze bijlagen is niet volledig en kan niet worden behandeld. Welke documenten u bij de aanvraag moet indienen wordt bepaald door de door u georganiseerde activiteiten. Kijk voor meer informatie over de in te dienen documenten en indieningsvereisten onder het kopje 'Plannen maken'.

Kosten

Voor het behandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning betaalt u legeskosten. Het bedrag dat u moet betalen hangt af van het soort evenement. Hieronder ziet u een overzicht van de tarieven voor 2024:

De genoemde legeskosten zijn exclusief overige kosten. Wanneer u gebruik wenst te maken van gemeentelijke voorzieningen en faciliteiten worden deze kosten doorberekend. Denk hierbij aan precariokosten, kosten voor te nemen verkeersmaatregelen en gebruik van stroom- en watervoorziening.

Voor een goede voorbereiding van het evenement en een efficiënte en effectieve doorloop van het vergunningstraject is het noodzakelijk dat u vóór het invullen van het aanvraagformulier de onderstaande documenten gereed heeft.

Situatietekening

Op een situatietekening voor uw evenement laat u zien waar u alles neer wilt zetten, zoals tenten, podia, springkussens en barbecues.

Draaiboek/programmaoverzicht

Het maken van een draaiboek helpt u om na te denken over de risico’s waar u mogelijk mee te maken krijgt tijdens uw evenement.

Veiligheidsplan evenementen

In een veiligheidsplan geeft u aan welke maatregelen u als organisator neemt om de veiligheid van iedereen tijdens het evenement zo goed mogelijk te regelen.

Verkeersplan

Bedenk vooraf welke invloed uw evenement op het verkeer kan hebben. Bijvoorbeeld als u een weg gaat afsluiten of als er een omleiding nodig is. Dit legt u vast in een verkeersplan.

Constructieplan

Gaat u grote objecten plaatsen zoals tenten en podia? Dan bent u in sommige gevallen verplicht constructietekeningen en -berekeningen bij de aanvraag toe te voegen.

Daarin beschrijft u per object hoe u het bouwsel gebruikt en geeft u informatie over de brandveiligheid, de constructie, en de maatregelen die u neemt bij extreem weer.

• Evenementenbeleid van Helmond
• Algemene Plaatselijke Verordening Helmond
• Nadere regels meldingsplichtige evenementen Helmond 2020
• Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Neem dan contact op met de evenementencoördinator.